一种按印付费的新型打印服务模式在改变政府机关对控制打印成本和打印预算管理的认知。
最近,海南省政府部门采用专业的办公文印系统整合优化设计方案后,重新部署了12台功能强、效率高的多功能一体机,摒弃了原有的103台打印机和15台复印机,按需求和用量安置在各部门。每人只有凭考勤卡才可在任意一台一体机上输出权限下的打印文件,每台多功能一体机安装有文件输出管理计费系统,核算员工及部门文件的输出张数和费用。经初步测算,每年可降低印费10%—20%。”
由打印外包服务商创造的按印付费模式为政府节约办公提供了新思路。幕后推手是富士施乐、夏普、理光、震旦等打印设备厂商及震旦印量管理系统等第三方服务提供商。“由于单纯的硬件同质化竞争所带来的利润越来越低,所以传统打印输出设备厂商开始从卖设备转向卖服务,即向文印外包服务商转型,通过合理地移除、配置、更新打印设备,帮助用户管理设备和文印流程,以提高设备利用率,节省办公成本,这样维护费、耗材支出等输出成本变得透明可控。”富士施乐(中国)有限公司总裁徐正刚如是说。但打印外包服务真正进入到政府采购市场仍需面对多道关卡。一位中央国家机关工作人员告诉记者:“对于打印外包,我们有过考虑,但现实问题是预算难以编制,涉及到的资产管理问题也难以解决,信息安全更是无法得到信任。”
海南慧能科技有限公司董事总经理麦国权对此深有体会地说:“不仅要让政府用户接受打印服务的理念和价值,改变传统的采购习惯、设备使用习惯甚至付费模式,而且要在保障信息安全方面下足功夫。”据介绍,海南慧能震旦印量管理系统所提供的文档打印复印安全监控与审计系统通过在分散的文件输出设备上加装刷卡控制终端,锁定设备复印、打印功能,只有通过身份识别的用户才能在设定权限范围内使用该设备。而且所有用户的打印复印操作都受文件输出管理服务器的集中监控,详细而全面记录文件打印复印日志信息,方便日后审查和追溯。使用者发出打印指令后,文件并不在打印机上直接输出,使用者在输出设备前须身份认证,(刷卡或输入PIN)后,文件才能被打印出来。这样能确保使用者的打印内容第一时间被使用者本人得到,避免泄露敏感信息。系统还可记录作业输出量,统计输出费用,将输出成本按个人、部门、项目进行分摊,并通过柱状图或饼图直观地得到设备符合排名、部门印量排名、打印峰值等分析报告,为管理者提供决策支持,助其做好资源分配和预算规划。